MINISTÉRIO DA JUSTIÇA
ARQUIVO NACIONAL
INSTRUÇÃO NORMATIVA AN/Nº 1, DE 18 DE ABRIL DE 1997
Estabelece os procedimentos para entrada de acervos arquivísticos no Arquivo Nacional
O
DIRETOR-GERAL DO ARQUIVO NACIONAL, usando da atribuição
que lhe confere o item V do artigo 38 do Regimento Interno aprovado pela
Portaria nº 496, de 6 de agosto de 1996, do Ministro de Estado de
Justiça e,
Considerando o Art. 4º, do Decreto nº 2182, de 20 de março
de 1997, do Presidente da República.
RESOLVE:
Estabelecer na forma dos
Anexos 1 a 4 os procedimentos a serem observados quando da transferência
ou do recolhimento de acervos arquivísticos para o Arquivo Nacional.
JAIME
ANTUNES DA SILVA
DIRETOR-GERAL
(Diário Oficial da União, de 28 de abril de 1997)
ANEXO 1
CAPÍTULO
I
DA ENTRADA DE ACERVOS
1.
Os acervos arquivísticos a serem transferidos ou recolhidos ao
Arquivo Nacional deverão estar organizados, avaliados, higienizados
e acondicionados como orientado neste ato.
2. Os procedimentos a
serem observados incluem:
I - Da parte do órgão
ou entidade detentor(a) do acervo:
a) comunicação
oficial ao Arquivo Nacional quanto ao acervo que se pretende transferir
ou recolher, solicitando, se necessária, orientação
técnica;
b) avaliação
e seleção dos documentos, por Comissão Permanente
de Avaliação de Documentos, de acordo com a metodologia
constante da Tabela Básica de Temporalidade e Destinação
de Documentos de Arquivo, aprovada pela Resolução
nº 4, do Conselho Nacional de Arquivos, publicada no Suplemento ao
D.O.U. nº 62, de 29 de março de 1996;
c) organização
do acervo, segundo critérios técnicos de identificação,
classificação, arranjo e descrição;
d) higienização
do acervo, liberando-o de poeira e de outros resíduos estranhos
aos documentos;
e) acondicionamento dos
documentos textuais em caixas-arquivo de tamanho padrão (0,18m
de largura por 0,31m de altura e 0,42m de comprimento ou 0,14m de largura
por 0,27m de altura e 0,39m de comprimento), produzidas em material inerte
ou alcalino. Caixas-arquivo comerciais não alcalinas, poderão
ser usadas desde que a embalagem interna seja em papel alcalino. Documentos
que excedam ao padrão convencional deverão ser acondicionados
em embalagens adequadas às suas dimensões. Documentos audiovisuais,
cartográficos, micrográficos e informáticos deverão
ser acondicionados em estojos ou caixas de material inerte ou sem acidez;
f) identificação
das unidades de acondicionamento com etiquetas contendo o nome do fundo/coleção,
datas-limite e número da unidade de acondicionamento em ordem seqüencial;
g) elaboração
de listagem descritiva, de acordo com o Anexo 2 deste ato;
h) destinação
de recursos humanos, materiais e financeiros necessários à
consecução dos procedimentos previstos nas alíneas
anteriores, bem como para o transporte e alocação do acervo
nos depósitos do Arquivo Nacional.
II - Da parte do Arquivo
Nacional:
a) composição
de grupo de trabalho, coordenado pela unidade de gestão de documentos,
para orientar as atividades inerentes à transferência e recolhimento;
b) visita do grupo de
trabalho, ao local onde está armazenado o acervo, a fim de elaborar
relatório e parecer técnico, considerando aspectos relacionados
à organização, avaliação, higienização
e acondicionamento. Para definição do cronograma de entrada
no Arquivo Nacional deverão ser considerados, também, a
disponibilidade de espaço físico, bem como, os seguintes
fatores: complementaridade e complementação de fundos documentais
já custodiados e demanda de pesquisa;
c) elaboração
de Termo de Transferência ou de Recolhimento do acervo a ser transferido
ou recolhido, de acordo com os Anexos 3 e 4 deste ato, a ser emitido em
3 (três) vias e assinado pelos representantes das partes. Após
a assinatura do Termo, uma via será destinada ao órgão
ou entidade celebrante, a segunda anexada ao processo relativo à
entrada e a terceira arquivada na unidade central ou regional do Arquivo
Nacional, responsável pela gestão de documentos;
d) definição,
nos depósitos de guarda, do local e do mobiliário destinados
a armazenar o acervo, procedendo a respectiva sinalização;
e) programação
do período de transferencia ou de recolhimento, informando a unidade
administrativa, que apoiará a entrada do acervo;
f) acompanhamento da entrada
do acervo, orientando sua alocação nos depósitos
previamente determinados.
CAPÍTULO
II
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
3.
A formalização da entrada de acervo arquivístico
no Arquivo Nacional dar-se-á com a assinatura, pelas partes, do
Termo de Transferência ou de Recolhimento, ficando o acervo até
essa data sob a responsabilidade do órgão ou entidade que
solicitou a transferência ou recolhimento.
4. Para os fins deste
ato considera-se
I - Transferência:
passagem para a guarda temporária no Arquivo Nacional, de documentos
produzidos e acumulados por órgãos ou entidades públicas,
assegurado a estes o direito de acesso e consulta, inclusive sob a forma
de empréstimo, por meio de solicitação formal ao
Arquivo Nacional. A consulta de terceiros, excetuando-se os casos previstos
em lei, somente será permitida mediante expressa autorização
do órgão ou entidade transferidor (a).
II- Recolhimento: passagem
para a guarda permanente no Arquivo Nacional de documentos produzidos
e acumulados por órgãos ou entidades públicas, sendo
assegurado ao Arquivo Nacional, conforme disposto na Lei nº 8.159,
de 8 de janeiro de 1991, promover o acesso, a divulgação
e a publicação de quaisquer documentos do acervo recolhido,
vedado no entanto o empréstimo de originais, exceto nos casos previstos
em lei.
ANEXO
2
LISTAGEM DESCRITIVA
DO ACERVO
INSTRUÇÕES PARA PREENCHIMENTO DA LISTAGEM DESCRITIVA DO ACERVO
Documentos
recolhidos/transferidos - assinale com X entre os parênteses
correspondentes, se a listagem refere-se a entrada de documentos por recolhimento
ou transferência.
Gênero documental - assinale com X entre os parênteses
correspondentes ao gênero documental a ser recolhido ou transferido
ao Arquivo Nacional, preenchendo uma listagem para cada gênero.
Procedência - nome do órgão ou entidade que
está realizando a transferência ou o recolhimento.
Proveniência nome do órgão ou entidade que produziu
e acumulou o acervo.
Tipo e nº das embalagens utilizadas no transporte - indicar, em ordem
numérica e seqüencial, o número da embalagem utilizada
no transporte, sejam caixas de mudança ou pacotes. Caso a unidade
de embalagem do transporte seja a unidade de acondicionamento, por exemplo
caixas-arquivo, indicar o tipo e a numeração na coluna destinada
às unidades de acondicionamento.
Tipo e nº das unidades de acondicionamento - indicar o tipo
e a numeração das unidades de acondicionamento (caixas-arquivo,
tubolatas, estojos plásticos, envelopes, embalagens em polipropileno
etc.) contidas nas embalagens utilizadas no transporte.
Descrição do conteúdo das unidades de acondicionamento
- descrever a espécie dos documentos contidos em cada unidade de
acondicionamento, usando elementos que o caracterizem.
Ex.: processos de prestações de contas, de aposentadoria,
livros contábeis, atas de reuniões de diretoria, plantas
de locomotivas, perfis de plataformas.
Observações:
1) evitar, sempre que possível, a utilização de termos
genéricos, tais como: correspondências diversas, papeletas
de encaminhamento.
2) para descrição dos documentos especais indicar, sempre
que possível, o título do documento.
Datas-limite - indicar o ano do documento mais antigo e do mais
recente da unidade de acondicionamento. Ex.: 1966-1994.
Observações - indicar qualquer outro elemento que
possa fornecer dados complementares sobre o acervo.
ANEXO
3
MODELO DE TERMO DE TRANSFERÊNCIA
Termo de Transferência para a guarda temporária no Arquivo Nacional do Ministério da Justiça, do acervo documental produzido e acumulado por (nome do órgão ou entidade transferidor/a), vinculado ou subordinado ao Ministério (nome do Ministério ao qual o órgão ou entidade se encontra vinculado ou subordinado)
O
Arquivo Nacional, órgão específico do Ministério
da Justiça, com sede na Rua Azeredo Coutinho, nº 77, Rio
de Janeiro - RJ, neste ato representado por seu (nome do Diretor-Geral
do Arquivo Nacional e ato legal que lhe confere a referida competência)
e, de outro o (nome do órgão ou entidade transferidor/a),
(natureza administrativa e vinculação/subordinação
do órgão ou entidade transferidor/a), situado à
(endereço), neste ato representado por seu ( nome do presidente
ou diretor do órgão ou entidade transferidor/a e ato
legal que lhe confere a referida competência) , nos termos da
Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, e do Decreto nº 2.182,
de 20 de março de 1997, resolvem assinar o presente Termo de
Transferência mediante as seguintes cláusulas e condições.
Cláusula
Primeira - Do objeto
Constitui objeto
do presente Termo, a transferencia para a guarda temporária
no Arquivo Nacional, do acervo documental produzido e acumulado por
(nome do órgão ou entidade transferidor/a), abrangendo
(indicar as datas-limite) perfazendo (mensuração e quantificação)
conforme discriminado nas listagens descritivas, que passam a fazer
parte integrante deste, como Anexos.
Cláusula
Segunda - Responsabilidades das partes
Para os fins
previstos no presente Termo de Transferência as partes assumem
as seguintes responsabilidades:
I - Caberá
ao (nome do órgão ou entidade transferidor/a) sob a
orientação técnica do Arquivo Nacional, garantir
a integridade do acervo até o seu destino final às dependências
do Arquivo Nacional, bem como arcar com todas as despesas necessárias
ao transporte e alocação da documentação
nos depósitos do Arquivo Nacional.
II - Caberá
ao Arquivo Nacional a orientação e acompanhamento das
providências para a entrada do acervo.
Cláusula
Terceira - Do acesso e utilização
Manter-se-á
sob restrição de acesso, exceto nos casos previstos
em lei, a documentação de que trata a Cláusula
Primeira do presente Termo de Transferência, até que
se proceda o seu recolhimento ao arquivo permanente.
Parágrafo
Único - A consulta e utilização, sob qualquer
forma, da documentação objeto do presente Termo de Transferência,
somente poderá efetuar-se nas seguintes condições:
a) na sede
do Arquivo Nacional, por servidor autorizado pelo órgão
ou entidade transferidor/a;
b) sob forma
de empréstimo, mediante solicitação formal do
órgão ou entidade transferidor(a) ao Arquivo Nacional;
c) em caso
de necessidade de reprodução de documentos, o órgão
ou entidade transferidor(a) determinará se a providência
será efetuada na sede do Arquivo Nacional ou fora dela. No
caso de reprodução na sede do Arquivo Nacional as despesas
correrão à conta do órgão ou entidade
transferidor(a); se realizada fora, o Arquivo Nacional ficará
eximido de responsabilidade por extravio ou dano;
d) a consulta
de terceiros somente será permitida mediante expressa autorização
do órgão ou entidade transferidor/a;
Cláusula
Quarta - Das novas transferências
Mediante ulteriores
entendimentos entre as partes, nas condições estabelecidas
na IN/AN nº.1, poderão ocorrer outras transferências
de documentos que constituirão Anexos deste Termo.
Cláusula
Quinta - Da guarda permanente
Ultrapassado
o prazo da guarda temporária de que trata o presente Termo,
os documentos poderão ter sua guarda permanente no Arquivo
Nacional, mediante a celebração do competente termo
de recolhimento.
Parágrafo
único - A guarda permanente será precedida de seleção
prévia dos documentos pelas partes, em conjunto, sob orientação
dos técnicos do Arquivo Nacional.
Cláusula
Sexta - Do foro.
Os casos omissos
e as controvérsias oriundas da execução do presente
Termo serão resolvidas por acordo entre as partes, elegendo-se
o foro da Seção Judiciária da Justiça
Federal do (Estado em que foi firmado o Termo) para aqueles não
consensualmente acordados.
E, por estarem
assim justos e acertados, assinam as partes o presente instrumento,
em 3 (três) vias de igual teor e forma com as testemunhas abaixo.
Rio de Janeiro, de de 19
ANEXO
4
MODELO DE TERMO DE RECOLHIMENTO
Termo de Recolhimento para guarda permanente no Arquivo Nacional do Ministério da Justiça, do acervo documental produzido e acumulado por (nome do órgão ou entidade recolhedor/a), vinculado ou subordinado ao Ministério (nome do Ministério ao qual o órgão ou entidade se encontrar vinculado ou subordinado)
O (nome do órgão ou entidade recolhedor/a), (natureza administrativa e vinculação/subordinação do órgão ou entidade recolhedor/a), situado à (endereço), neste ato representado por seu (nome do presidente ou diretor do órgão ou entidade recolhedor/a) e, de outro, o Arquivo Nacional, órgão específico do Ministério da Justiça, com sede na Rua Azeredo Coutinho, nº 77, Rio de Janeiro - RJ, neste ato representado por (nome do Diretor-Geral do Arquivo Nacional), nos termos da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991 e do Decreto nº 2.182 de 20 de março de 1997, resolvem assinar o presente Termo de Recolhimento mediante as seguintes cláusulas e condições.
Cláusula Primeira - Do objeto
Constitui objeto do presente Termo, o recolhimento para guarda permanente no Arquivo Nacional, do acervo produzido e acumulado pelo (nome do órgão ou entidade), abrangendo (indicar datas-limite), perfazendo (mensuração e quantificação), conforme discriminado nas listagens descritivas, que passam a fazer parte integrante de deste, como Anexos.
Cláusula Segunda - Das responsabilidades das partes
Para os fins
previstos no presente Termo de Recolhimento as partes assumem as seguintes
responsabilidades:
I) Caberá
ao (nome do órgão ou entidade recolhedor/a) sob a orientação
técnica do Arquivo Nacional, garantir a integridade do acervo
até o seu destino final, às dependências do Arquivo
Nacional, bem como arcar com todas as despesas necessárias
ao transporte e alocação da documentação
nos depósitos do Arquivo Nacional.
II) Caberá
ao Arquivo Nacional a orientação e acompanhamento das
providências para a entrada do acervo.
Cláusula Terceira - Do acesso e utilização
A assinatura do presente Termo de Recolhimento implica autorização plena, permanente e geral do órgão recolhedor para que o Arquivo Nacional proceda, nos termos da Lei nº 8159, de 8 de janeiro de 1991 ao acesso, divulgação e publicação de quaisquer documentos do acervo recolhido, sendo vedado o empréstimo de originais, exceto nos casos previstos em lei.
Cláusula Quarta - Dos novos recolhimentos
Mediante ulteriores entendimentos entre as partes, nas condições estabelecidas, na IN/AN nº 1, poderão ser efetivados outros recolhimentos de documentos que constituirão Anexos deste Termo.
Cláusula Quinta - Dos casos omissos
Os casos omissos
e as controvérsias oriundas da execução do presente
Termo serão resolvidos por acordo entre as partes, elegendo-se
o foro da Seção Judiciária da Justiça
Federal do (Estado em que foi firmado o Termo) para aqueles não
consensualmente acordados.
E, por estarem
assim justos e acertados, assinam as partes o presente instrumento,
em 3 (três) vias de igual teor e forma, com as testemunhas abaixo.
Rio de Janeiro, de de 19
Endereço
Av. Presidente
Vargas, 1733- Sala 903
CEP: 20.210-030 Centro - Rio de Janeiro
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