RESOLUÇÕES DO CONARQ
ARQUIVO NACIONAL
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
RESOLUÇÃO Nº 1, DE 18 DE OUTUBRO
DE 1995
Dispõe sobre a necessidade da adoção de planos e ou códigos de classificação de documentos nos arquivos correntes, que considerem a natureza dos assuntos resultantes de suas atividades e funções.
O
PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ, no uso de suas atribuições
previstas no item VII, do art. 17, de seu Regimento Interno, de conformidade
com deliberação do Plenário, em 27 de setembro de
1995 e
Considerando que é
dever do Poder Público a gestão documental, a proteção
especial aos documentos de arquivo e as providências para franquear
aos cidadãos as informações contidas na documentação
governamental;
Considerando que a organização
da documentação pública é a maneira pela qual
o cidadão tem acesso aos instrumentos de garantia de seus direitos;
Considerando que a organização
dos arquivos se constitui em instrumento de eficácia administrativa
no gerenciamento das informações, contribuindo como agente
de modernização da própria administração
pública do País;
Considerando a importância
e vantagens da classificação de documentos de arquivos correntes,
que objetiva a racionalização do fluxo documental, a agilidade
e a segurança na recuperação de informações
para a administração, bem como a organização
da documentação acumulada como requisito para sua correta
destinação final,
RESOLVE:
Art. 1º - Os órgãos
e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos, como decorrência
de um programa de gestão de documentos, deverão organizar
seus arquivos correntes com base em métodos de classificação,
que considerem a natureza dos assuntos dos documentos resultantes de suas
atividades e funções.
§1° - Considera-se
gestão de documentos o planejamento e o controle das atividades
técnicas relacionadas à produção, classificação,
tramitação, uso, arquivamento, avaliação e
seleção dos documentos de arquivo, em fase corrente e intermediária,
visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
§2° - Consideram-se
arquivos correntes os conjuntos de documentos em curso ou que, mesmo sem
movimentação, constituam objeto de consultas freqüentes.
§3° - Consideram-se
arquivos intermediários os conjuntos de documentos que, não
sendo de uso corrente nos órgãos produtores, aguardam sua
eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Art. 2º - O Conselho
Nacional de Arquivos - CONARQ, poderá subsidiar, por intermédio
de suas Câmaras Técnicas, os integrantes do Sistema Nacional
de Arquivos - SINAR na elaboração ou análise de planos
e ou códigos de classificação de arquivos correntes.
JAIME ANTUNES DA SILVA
(Diário Oficial da União, de 24 de outubro de1995)
ARQUIVO NACIONAL
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
RESOLUÇÃO Nº 2, DE 18 DE OUTUBRO
DE 1995
Dispõe sobre as medidas a serem observadas na transferência ou no recolhimento de acervos documentais para instituições arquivísticas públicas.
O
PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ, no uso de suas atribuições
previstas no item VII, do art. 17, de seu Regimento Interno, de conformidade
com deliberação do Plenário, em 27 de setembro de
1995 e
Considerando a importância
da preservação dos acervos produzidos pela administração
pública como instrumento de prova e informação sobre
suas atividades para as administrações e gerações
futuras;
Considerando a necessidade
de orientar os órgãos e entidades integrantes do Sistema
Nacional de Arquivos - SINAR em relação à transferência
ou ao recolhimento de seus acervos para instituições arquivísticas
públicas, cumprida sua finalidade administrativa nos arquivos correntes;
Considerando que a transferência
e o recolhimento de acervos, corretamente operacionalizados, são
fundamentais para garantir melhores condições de guarda
e preservação dos documentos, bem como para torná-los
rapidamente disponíveis aos usuários,
RESOLVE:
Art. 1° - Os acervos
documentais a serem transferidos ou recolhidos às instituições
arquivísticas públicas, pelos órgãos e entidades
do Poder Público, deverão estar organizados, avaliados,
higienizados, acondicionados e acompanhados de instrumento descritivo
que permita sua identificação e controle.
§ 1° - Considera-se
transferência a passagem de documentos de um arquivo corrente para
o arquivo intermediário, onde aguardarão sua destinação
final: eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
§ 2º - Considera-se
recolhimento a entrada de documentos para guarda permanente em instituições
arquivísticas públicas.
Art. 2º - O instrumento
descritivo mencionado no Art. 1º deverá conter os seguintes
dados: órgão de procedência (responsável pela
transferência ou recolhimento); órgão de proveniência
(responsável pela produção e acumulação
do acervo); tipo e número das embalagens utilizadas no transporte
(containers, caixas, pacotes); tipo e número das unidades de acondicionamento;
descrição do conteúdo, indicando, entre outras informações,
o gênero dos documentos (textual, iconográfico, audiovisual,
cartográfico, informático); e datas-limite dos documentos.
Parágrafo único
- O instrumento descritivo deverá conter data e assinatura do responsável
pelo órgão que procede a transferência ou o recolhimento.
Art. 3º - As instituições
arquivísticas públicas deverão baixar instruções
normativas sobre a matéria, no seu âmbito de atuação.
JAIME ANTUNES DA SILVA
(Diário Oficial da União, de 24 de outubro de1995)
ARQUIVO NACIONAL
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
RESOLUÇÃO Nº 3, DE 26 DE DEZEMBRO
DE 1995
Dispõe sobre o Programa de Assistência Técnica do Conselho Nacional de Arquivos
O
PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ, no uso de suas atribuições
previstas no item VII, do art. 17, de seu Regimento Interno, de conformidade
com deliberação do Plenário, em 15 de dezembro de
1995 e
Considerando que compete
ao CONARQ, como órgão central do Sistema Nacional de Arquivos-SINAR,
exercer orientação normativa quanto à gestão
e à proteção especial dos documentos de arquivo;
Considerando que compete,
também, ao CONARQ estimular o inter-relacionamento de arquivos
públicos e privados com vistas ao intercâmbio e integração
sistêmica das atividades arquivísticas, bem como a integração
e modernização dos arquivos públicos e privados;
Considerando, ainda, a
necessidade de definir uma estratégia de atuação,
junto aos integrantes do SINAR, que tenha por premissa a transferência
de metodologias e técnicas adequadas no campo da Arquivologia,
através da prestação de assessoramento técnico
especializado,
RESOLVE:
Art. 1º - Aprovar
o anexo Programa de Assistência Técnica, a ser desenvolvido
pelos órgãos e entidades integrantes do SINAR, sob a coordenação
do CONARQ.
JAIME ANTUNES DA SILVA
(Diário Oficial da União, de 28 de dezembro de1995)
[Anexo]
PROGRAMA DE ASSISTÊNCIA TÉCNICA DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
1.
JUSTIFICATIVA
O Programa de Assistência
Técnica é instituído para dar cumprimento às
disposições previstas no Decreto nº 1.173/94, particularmente
no que se refere nos itens V, VII, VIII e X do art. 2º.
As ações
decorrentes deste Programa serão desenvolvidas para os membros
e pelos membros integrantes do Sistema Nacional de Arquivos-SINAR sob
a coordenação do Conselho Nacional de Arquivos-CONARQ, órgão
vinculado ao Arquivo Nacional, do Ministério da Justiça.
2. OBJETIVOS E ÁREA
DE ATUAÇÃO
2.1. Objetivo Geral:
O Programa de Assistência
Técnica tem por objetivo geral prestar orientação
especializada aos órgãos e entidades integrantes do SINAR,
no sentido de promover a transferência de tecnologias adequadas
e a difusão de normas e procedimentos quanto ao melhor gerenciamento
de seus arquivos, visando à efetiva integração sistêmica
e à modernização da rede de arquivos públicos
e privados do País.
2.2. Objetivos específicos:
a) Promover o desenvolvimento
de programas de gestão de documentos, objetivando o planejamento
e o controle das atividades técnicas relacionadas à produção,
tramitação, classificação, arquivamento, uso,
avaliação e seleção dos documentos de arquivo,
em fase corrente e intermediária, com fins de recolhimento para
guarda permanente ou eliminação;
b) promover o desenvolvimento
de atividades relacionadas à organização e preservação
de arquivos permanentes;
c) promover o intercâmbio
e a integração sistêmica das atividades arquivísticas,
envolvendo todas as fases do ciclo documental (corrente, intermediária
e permanente);
d) estimular e promover
a capacitação e aperfeiçoamento técnico dos
recursos humanos que desenvolvam atividades de arquivos nos órgãos
e entidades participantes do Sistema Nacional de Arquivos.
2.3. Área de atuação:
O Programa de Assistência
Técnica visa ao desenvolvimento de uma série de atividades
relacionadas a diferentes campos da Arquivologia - gestão de documentos,
tratamento técnico de arquivos permanentes, conservação,
restauração, microfilmagem, informática, etc. - por
meio das seguintes modalidades: consultoria técnica para a elaboração
e/ou administração de projetos na área da Arquivologia;
supervisão e/ou assessoramento técnico para a execução
de atividades relacionadas à área; produção
e difusão de manuais e instrumentos de trabalho; realização
de cursos de capacitação e treinamento de recursos humanos;
estágios; visitas técnicas; promoção de encontros,
seminários, mesas-redondas e outros eventos.
3. ESTRATÉGIAS
DE ATUAÇÃO
Com vistas ao desempenho
eficaz do Programa de Assistência Técnica, no sentido de
otimizar os serviços e garantir, nas instituições
atendidas, condições favoráveis à continuidade
dos trabalhos realizados, este Programa tem como prioridade as seguintes
estratégias de atuação:
3.1 Por parte do CONARQ
a) Receber e analisar
os pedidos de assistência técnica que lhe forem formulados,
encaminhando-os aos órgãos integrantes do SINAR mais habilitados
a atendê-los;
b) promover a articulação
das atividades de assistência técnica, atuando como agente
interlocutor junto aos órgãos envolvidos, para estabelecer
prioridades e disciplinar a prestação de serviços,
objetivando o planejamento e o bom desempenho do Programa;
c) orientar os órgãos
indicados para prestar os serviços, tendo em vista a complexidade
dos trabalhos e a natureza das instituições a serem atendidas,
quanto ao estabelecimento de mecanismos, na forma de ajustes, contratos
ou convênios, a serem firmados entre as partes interessadas, nos
quais serão definidas as condições para o desenvolvimento
dos trabalhos.
3.2 Por parte dos órgãos
indicados para prestar os serviços
a) Prever, de acordo com
a orientação recebida do CONARQ, os mecanismos adequados
à prestação dos serviços, na forma do item
3.1 c supra;
b) designar técnicos
qualificados para as atividades de consultoria e assessoria, que deverão
orientar a execução das tarefas, competindo esta às
próprias instituições que solicitarem a assistência
técnica;
c) manter o CONARQ informado
sobre o andamento dos trabalhos.
3.3 Por parte dos órgãos
solicitantes dos serviços
a) Encaminhar toda solicitação
de assistência técnica ao CONARQ por meio de correspondência
oficial;
b) assegurar, como condição
prévia ao recebimento da assistência técnica, a participação
de seus funcionários nas atividades a serem desenvolvidas sob a
supervisão técnica do órgão integrante do
SINAR indicado para atender à demanda, de modo a capacitá-los
a zelar pela guarda e pelo bom funcionamento de seus arquivos, consagrando,
assim, o princípio da cooperação mútua entre
parceiros;
c) estimular, junto ao
seu corpo técnico o registro sistemático e o intercâmbio
permanente do conhecimento acumulado e das experiências realizadas,
interna e externamente, no exercício de suas funções.
4. RESULTADOS ESPERADOS
O Programa de Assistência
Técnica visa a alcançar, a curto e médio prazos,
os seguintes resultados:
a) Padronização
e interação sistêmica das atividades de arquivo e
controle de documentos no âmbito da Administração
Pública;
b) racionalização
e modernização dos serviços arquivísticos;
c) agilidade e segurança
no acesso e recuperação da informação pública;
d) redução
nos custos de armazenagem da documentação pública;
e) racionalização
e otimização de recursos humanos e materiais;
f) preservação
do patrimônio arquivístico do País, como decorrência
da avaliação criteriosa da massa documental a ser eliminada
ou recolhida, em função dos programas de gestão e
de preservação de documentos públicos desenvolvidos
nos órgãos e entidades governamentais;
g) eficácia e agilidade
no processo decisório por parte da máquina administrativa
do Estado;
h) democratização
da informação pública em benefício dos direitos
da cidadania, tendo em vista que a organização da documentação
pública é a maneira pela qual o cidadão tem acesso
às ações da autoridade pública e, portanto,
aos instrumentos de garantia de seus direitos;
i) conscientização
da função social dos arquivos como instrumento de apoio
ao Estado e ao cidadão, bem como à pesquisa histórica
e ao desenvolvimento científico e cultural.
ARQUIVO NACIONAL
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
RESOLUÇÃO Nº 4, DE 28 DE MARÇO
DE 1996
Dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio, a ser adotado como um modelo para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR., e aprova os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública.
O
PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ, no uso de suas atribuições
previstas no item VII, do art. 17, de seu Regimento Interno, de conformidade
com deliberação do Plenário, em sua 4ª reunião
ordinária, realizada nos dias 14 e 15 de dezembro de 1995 e
Considerando que a Resolução
nº 1, de 18 de outubro de 1995, do CONARQ, dispõe sobre a
necessidade de adoção de planos e/ou códigos de classificação
de documentos nos arquivos correntes, que considerem a natureza dos assuntos
resultantes de suas atividades e funções;
Considerando que a redução
da massa documental é indispensável para agilizar a recuperação
de informações, garantir a preservação de
documentos de valor permanente e racionalizar a produção
documental; e
Considerando que a avaliação
e a destinação de documentos permite a conquista de espaços
físicos e redução de custos operacionais,
RESOLVE:
Art. 1º - Aprovar
o anexo Código de Classificação de Documentos de
Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio,
como um modelo a ser adotado nos órgãos e entidades integrantes
do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR.
§ 1° - Caberá
aos órgãos e entidades que adotarem o Código proceder
ao desenvolvimento das classes relativas às suas atividades específicas
ou atividades-fim.
§ 2° - Caberá
ao CONARQ, por intermédio de sua Câmara Técnica de
Classificação de Documentos, proceder à atualização
deste Código.
Art. 2º - Aprovar
os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos
na anexa Tabela Básica de Temporalidade e Destinação
de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Meio da Administração
Pública.
§ 1º - Caberá
aos órgãos e entidades que adotarem a Tabela proceder às
adaptações necessárias para sua correta aplicação
aos conjuntos documentais produzidos e recebidos em decorrência
de suas atividades, mantendo-se os prazos de guarda e a destinação
nela definidos.
§ 2º - Caberá,
ainda, aos órgãos e entidades que adotarem a Tabela estabelecer
os prazos de guarda e a destinação de documentos relativos
às suas atividades específicas ou atividades-fim.
§ 3° - Caberá
ao CONARQ, por intermédio de sua Câmara Técnica de
Avaliação de Documentos, proceder à atualização
desta Tabela.
Art. 3º - A eliminação
de documentos produzidos por instituições públicas
e de caráter público será realizada mediante autorização
da instituição arquivística pública, na sua
específica esfera de competência, conforme determina o art.
9º da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe
sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.
Art. 4º - O CONARQ
poderá subsidiar, os órgãos e entidades integrantes
do SINAR, na elaboração, análise e aplicação
de códigos e/ou planos de classificação de documentos
em fase corrente, bem como na elaboração, análise
e aplicação de tabelas de temporalidade de documentos.
JAIME ANTUNES DA SILVA
(Diário Oficial da União, de 29 de março de1996)
ARQUIVO NACIONAL
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
RESOLUÇÃO Nº 5, DE 30 DE SETEMBRO
DE 1996
Dispõe sobre a publicação de editais para Eliminação de Documentos nos Diários Oficiais da União, Distrito Federal, Estados e Municípios
O
PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS-CONARQ, no uso de suas atribuições
previstas no item VII, do art. 17, de seu Regimento Interno, de conformidade
com deliberação do Plenário, em sua 6ª reunião
ordinária realizada nos dias 22 e 23 de agosto de 1996 e,
Considerando o disposto
na alínea C, do parágrafo único, do art. 5º,
do Anexo ao Decreto nº 96.671, de 9 de setembro de 1988;
Considerando o disposto
no item 3 da Tabela Básica de Temporalidade e Destinação
de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Meio da Administração
Pública, aprovada pela Resolução nº 4, de 28
de março de 1996, deste Conselho;
Considerando as recomendações
contidas na NBR - 10.519, da Associação Brasileira de Normas
Técnicas - ABNT, sobre Critérios de Avaliação
de Documentos de Arquivo, resolve:
Art. 1º- Os órgãos
e entidades integrantes do Poder Público farão publicar
nos Diários Oficiais da União, do Distrito Federal, dos
Estados e Municípios, correspondentes ao seu âmbito de atuação,
os editais para eliminação de documentos, decorrentes da
aplicação de suas Tabelas de Temporalidade, observado o
disposto no art. 9º da Lei 8.159, de 08 de janeiro de 1991.
Parágrafo único
- Os editais referidos neste artigo serão publicados em outro veículo
de divulgação local quando a administração
pública municipal não editar Diário Oficial.
Art. 2º - Os editais
para eliminação de documentos deverão consignar um
prazo de 30 a 45 dias para possíveis manifestações
ou, quando for o caso, possibilitar às partes interessadas requererem,
a suas expensas, o desentranhamento de documentos ou cópias de
peças de processos.
JAIME ANTUNES DA SILVA
(Diário Oficial da União, de 11 de outubro de 1996)
ARQUIVO NACIONAL
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
RESOLUÇÃO Nº 6, DE 15 DE MAIO DE
1997
Dispõe sobre diretrizes quanto à terceirização de serviços arquivísticos públicos
O
PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ, no uso de suas atribuições
previstas no item VII, do art. 17, de seu Regimento Interno, de conformidade
com deliberação do Plenário, em sua 8ª reunião
ordinária, realizada nos dias 12 e 13 de maio de 1997 e,
Considerando que cabe
à Administração Pública a gestão da
documentação governamental e as providências para
franquear sua consulta a quantos dela necessitem (Parágrafo 2º,
do art. 216 da Constituição Federal);
Considerando que é
dever do Poder Público a gestão documental e a proteção
especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à
administração, à cultura, ao desenvolvimento científico
e como elementos de prova e informação (Artigo 1º da
Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991),
RESOLVE estabelecer as
seguintes diretrizes para orientação dos órgãos
e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR quanto
à terceirização de serviços arquivísticos.
Art. 1º As atividades
de avaliação serão reservadas para execução
direta pelos órgãos e entidades do Poder Público,
por ser atividade essencial da gestão de documentos, de responsabilidade
de Comissões Permanentes de Avaliação, conforme determina
o disposto no art. 2º do Decreto nº 2.182, de 20 de março
de 1997, sendo vedada a eliminação de documentos sem prévia
autorização da instituição arquivística
pública de seu âmbito de atuação, conforme
determina o disposto no art. 9º, da Lei nº 8.159/91.
Art. 2º A guarda
dos documentos públicos é exclusiva dos órgãos
e entidades do Poder Público, visando garantir o acesso e a democratização
da informação, sem ônus, para a administração
e para o cidadão.
Art. 3º Poderão
ser contratados serviços para a execução de atividades
técnicas auxiliares, desde que planejados, supervisionados e controlados
por agentes públicos pertencentes aos órgãos e entidades
produtores e acumuladores dos documentos.
Art. 4º Para efeitos
desta Resolução, a gestão de documentos, conforme
preconiza o art. 3º da Lei nº 8.159/91, compreende o conjunto
de procedimentos e operações técnicas referentes
à sua produção, tramitação, uso, avaliação
e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua
eliminação ou recolhimento para a guarda permanente.
JAIME
ANTUNES DA SILVA
Presidente do CONARQ
(Diário Oficial da União, de 23 de maio de 1997)
ARQUIVO NACIONAL
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
RESOLUÇÃO Nº 7, DE 20 DE MAIO DE
1997
Dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Poder Público
O
PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS- CONARQ, no uso de suas atribuições
previstas no item VII, do art. 17, de seu Regimento Interno, de conformidade
com deliberação do Plenário, em sua 8ª reunião
ordinária realizada nos dias 12 e 13 de maio de 1997 e,
Considerando o disposto
no art. 9º da Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991,
que trata da política nacional de arquivos públicos e privados;
Considerando a Resolução
nº 5 deste Conselho, de 30 de setembro de 1996, que dispõe
sobre a publicação de editais para eliminação
de documentos nos Diários Oficiais da União, do Distrito
Federal, dos Estados e dos Municípios; e
Considerando as recomendações
contidas nos itens 3 e 4 da Tabela Básica de Temporalidade e Destinação
de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Meio da Administração
Pública, aprovada pela Resolução nº 4 deste
Conselho, de 28 de março de 1996, resolve:
Art. 1º A eliminação
de documentos nos órgãos e entidades do Poder Público
ocorrerá após concluído o processo de avaliação
conduzido pelas respectivas Comissões Permanentes de Avaliação,
responsáveis pela elaboração de tabelas de temporalidade,
e será efetivada quando cumpridos os procedimentos estabelecidos
nesta Resolução.
Art. 2º O registro
dos documentos a serem eliminados deverá ser efetuado por meio
de Listagem de Eliminação de Documentos e de Termo de Eliminação
de Documentos.
Art. 3º A Listagem
de Eliminação de Documentos tem por objetivo registrar informações
pertinentes aos documentos a serem eliminados e se constituirá
basicamente dos seguintes itens:
I - cabeçalho contendo
a identificação do órgão ou entidade e da
unidade/setor responsável pela eliminação, o título
e número da listagem e o número da folha;
II - quadro contendo os
seguintes campos:
a) código do assunto
ou, caso não tenha esta informação, o número
de ordem dos itens documentais listados;
b) assunto/série,
correspondente aos conjuntos documentais a serem eliminados;
c) datas-limite de cada
conjunto documental citado na alínea anterior;
d) quantidade e especificação
das unidades de arquivamento a serem eliminadas em cada conjunto documental;
e) observações
complementares úteis ao esclarecimento das informações
contidas nos demais campos, ou justificativa, quando se tratar dos órgãos
e entidades aos quais se refere o art. 5º desta resolução;
e
III - rodapé contendo
local e data, nome, cargo e assinatura do titular da unidade/setor responsável
pela seleção, do Presidente da Comissão Permanente
de Avaliação, bem como da autoridade a quem compete autorizar
a eliminação no âmbito do órgão ou entidade.
Art. 4º O Termo de
Eliminação de Documentos tem por objetivo registrar as informações
relativas ao ato de eliminação, devendo conter essencialmente:
I - data da eliminação;
II - indicação
dos atos oficiais/legais que autorizam a eliminação e informação
relativa à publicação em periódico oficial;
III nome do órgão
ou entidade produtor/acumulador dos documentos eliminados;
IV - nome do órgão
ou entidade responsável pela eliminação;
V - referência aos
conjuntos documentais eliminados especificados na Listagem de Eliminação
de Documentos, anexa ao Termo;
VI - datas-limite dos
documentos eliminados;
VII - quantificação
/ mensuração dos documentos eliminados;
VIII - nome da unidade
orgânica responsável pela eliminação; e
IX - nome e assinatura
do titular da unidade orgânica responsável pela eliminação.
Art. 5º Os órgãos
e entidades que ainda não elaboraram suas tabelas de temporalidade
e pretendem proceder à eliminação de documentos deverão
constituir suas Comissões Permanentes de Avaliação,
responsáveis pela análise dos documentos e pelo encaminhamento
das propostas à instituição arquivística pública,
na sua específica esfera de competência, para aprovação.
Parágrafo único
- Os órgãos e entidades referidos no caput deste artigo
deverão elaborar, além da Listagem de Eliminação
de Documentos e do Termo de Eliminação de Documentos, o
Edital de Ciência de Eliminação de Documentos, que
tem por objetivo dar publicidade, em periódicos oficiais, ao ato
de eliminação dos acervos arquivísticos sob a sua
guarda, devendo conter necessariamente as seguintes informações:
I - cabeçalho:
a) nome do órgão
ou entidade que efetuará a eliminação;
b) título, número
e ano do edital;
II - desenvolvimento do
assunto tratado contendo:
a) identificação
da autoridade signatária do edital;
b) número e data
dos atos legais e/ou do documento oficial que legitima a eliminação;
c) nome do órgão
ou entidade produtor dos documentos a serem eliminados;
d) referência aos
conjuntos documentais a serem eliminados, com as datas-limite correspondentes;
e) prazo para efetivação
da eliminação, que deverá situar-se entre 30 (trinta)
e 45 (quarenta e cinco) dias subseqüentes à publicação
do edital, e
III - encerramento:
a) local e data do edital;
b) nome, cargo e assinatura
da autoridade citada no art. 5º, parágrafo único, item
II, alínea "a" desta resolução.
Art. 6º A eliminação
de documentos públicos será efetuada por meio de fragmentação
manual ou mecânica, com a supervisão de servidor autorizado.
Art. 7º Os procedimentos
a serem observados quando da eliminação de documentos serão
estabelecidos na forma dos anexos 1, 2 e 3 desta Resolução.
JAIME
ANTUNES DA SILVA
Presidente do Conselho Nacional de Arquivos
(Diário Oficial da União, de 23 de maio de 1997)
[Segue anexos]
(clique nas
figuras para vê-las maior)
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ARQUIVO NACIONAL
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
RESOLUÇÃO Nº 8, DE 20 DE MAIO DE
1997
O
PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS-CONARQ, no uso de suas atribuições
previstas no item VII, do art. 17, de seu Regimento Interno e,
Considerando a necessidade de
se atualizar o Código de Classificação de Documentos
de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio
e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de
Arquivo Relativos às Atividades-Meio da Administração
Pública, aprovados pela Resolução nº 4, de 28
de março de 1996, do CONARQ, publicada no Suplemento nº 62
do DOU, de 29 de março de 1996, em decorrência de sugestões
apresentadas pelos usuários,
resolve:
Aprovar ad referendum
do Plenário do CONARQ as seguintes alterações:
I - No Código de Classificação
de Documentos de Arquivo para a Administração Pública:
Atividades-Meio:
1) em 020.31 Relações
com os Conselhos Profissionais, incluir a observação:
Quanto aos documentos cujas informações gerem contenciosos
administrativos ou judiciais, classificar nos assuntos específicos;
2) em 021.1, onde se
lê "Candidato à função pública",
leia-se Candidato a Cargo Público;
3) em 025.11 Processos Disciplinares,
onde se lê "...acumulação ilegal de cargos..."
leia-se "...acumulação ilícita de cargos...".
II - Na Tabela Básica
de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos
às Atividades-Meio da Administração Pública:
1) em 020.31 Relações
com os Conselhos Profissionais, incluir a observação:
Os documentos cujas informações possam originar contenciosos
administrativos ou judiciais serão classificados nos assuntos correspondentes
ao seu conteúdo, cujos prazos e destinação estão
estabelecidos nesta Tabela;
2) em 021.1, onde se
lê "Candidatos a função pública",
leia-se Candidatos a cargo público;
3) em 024.1 Folhas
de Pagamento. Fichas Financeiras, incluir a observação:
É opcional a alteração do suporte (microfilme
ou disco ótico), eliminando-se os originais após 5 anos
de arquivamento na fase intermediária;
4) em 026.192 Assistência
à Saúde, retirar a observação;
5) em 029.11 Controle de
Freqüência, incluir a observação: É
opcional a alteração do suporte (microfilme ou disco ótico),
eliminando-se os originais após 5 anos de arquivamento na fase
intermediária;
6) em 034 Requisição.
Distribuição e/ou movimentação de material:
na coluna referente à Fase Corrente, onde se lê "4 anos",
leia-se 1 ano, e na coluna referente à Fase Intermediária
retirar o prazo de 5 anos;
7) em 034.2 Extravio. Roubo.
Desaparecimento: na coluna referente à Fase Corrente, onde
se lê "Até a conclusão da apuração",
leia-se Após a conclusão do caso, e na coluna referente
à Fase Intermediária, incluir 5 anos;
8) em 034.3 Transporte de
Material: na coluna referente à Fase Corrente, onde se lê
"1 ano," leia-se 2 anos;
9) em 034.5 Recolhimento
de Material ao depósito: na coluna referente à Fase
Corrente, onde se lê "1 ano", leia-se 2 anos.
III - No Índice:
1) em acumulação
de cargos: onde se lê "ilegal", leia-se ilícita,
mantendo-se o código 025.11; onde se lê "legal",
leia-se lícita, mantendo-se o código 020.5.
2) em candidatos à
função pública, leia-se candidatos a cargo
público, mantendo-se o código 021.1.
JAIME
ANTUNES DA SILVA
Presidente do CONARQ
(Diário Oficial da União, de 23 de maio de 1997)
ARQUIVO NACIONAL
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
RESOLUÇÃO Nº 9, DE 1º DE JULHO
DE 1997
O
PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ, no uso de suas atribuições
legais e em consonância com o disposto no art. 9º do Decreto
nº 1.173, de 29 de junho de 1994, resolve:
Art. 1º - Publicar seu
Regimento Interno aprovado pelo Plenário do Conselho Nacional de
Arquivos - CONARQ, na forma do anexo à presente Resolução.
Art. 2º - Esta Resolução
entra em vigor na data de sua publicação.
JAIME
ANTUNES DA SILVA
Presidente do CONARQ
(Diário Oficial da União, de 18 julho de 1997)
[Anexo]
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ
REGIMENTO INTERNO
CAPÍTULO
I
DA NATUREZA E FINALIDADE
Art.
1º O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, órgão
colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional, criado pelo Art. 26 da Lei nº
8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a Política
Nacional de Arquivos e regulamentado pelo Decreto nº 1.173, de 29
de junho de 1994, alterado pelo Decreto nº 1.461, de 25 abril de
1995, tem por finalidade:
I - definir a política
nacional de arquivos públicos e privados;
II - exercer orientação
normativa visando à gestão documental e à proteção
especial aos documentos de arquivo.
CAPÍTULO
II
DA COMPETÊNCIA
Art.
2º Para consecução de suas finalidades, compete ao
CONARQ:
I - estabelecer diretrizes para
o funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, visando à
gestão, à preservação e ao acesso aos documentos
de arquivos;
II - promover o inter-relacionamento
de arquivos públicos e privados com vistas ao intercâmbio
e integração sistêmica das atividades arquivísticas;
III - propor ao Ministro de
Estado da Justiça dispositivos legais necessários ao aperfeiçoamento
e à implementação da política nacional de
arquivos públicos e privados;
IV - zelar pelo cumprimento
dos dispositivos constitucionais e legais que norteiem o funcionamento
e acesso aos arquivos públicos;
V - estimular programas de gestão
e de preservação de documentos públicos de âmbito
federal, estadual e municipal, produzidos ou recebidos em decorrência
de suas funções executiva, legislativa e judiciária;
VI - subsidiar a elaboração
de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades
da política nacional de arquivos públicos e privados;
VII - estimular a implantação
de sistemas de arquivos nos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário,
bem como nos Estados, no Distrito Federal e nos Municípios;
VIII - estimular a integração
e modernização dos arquivos públicos e privados;
IX - declarar como de interesse
público e social os arquivos privados que contenham fontes relevantes
para a história e o desenvolvimento nacionais, nos termos do art.
12 da Lei nº 8.159, de 1991;
X - estimular a capacitação
técnica dos recursos humanos que desenvolvam atividades de arquivo
nas instituições integrantes do SINAR;
XI - recomendar providências
para a apuração e a reparação de atos lesivos
à política nacional de arquivos públicos e privados;
XII - promover a elaboração
do cadastro nacional de arquivos públicos e privados, bem como
desenvolver atividades censitárias referentes a arquivos;
XIII - manter intercâmbio
com outros conselhos e instituições cujas finalidades sejam
relacionadas ou complementares às suas, para prover e receber elementos
de informação e juízo, conjugar esforços e
encadear ações;
XIV - articular-se com outros
órgãos do Poder Público formuladores de políticas
nacionais nas áreas de educação, cultura, ciência
e tecnologia, bem como informação e informática.
CAPÍTULO
III
DA COMPOSIÇÃO E DO MANDATO
Art.
3º - O CONARQ é presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional.
Parágrafo Único
- O Presidente do Conselho, em suas faltas e impedimentos, será
substituído por seu substituto legal no Arquivo Nacional.
Art. 4º - Integram o CONARQ:
I - dois representantes do Poder
Executivo Federal;
II - dois representantes do
Poder Judiciário Federal;
III - dois representantes do
Poder Legislativo Federal;
IV - um representante do Arquivo
Nacional;
V - dois representantes dos
Arquivos Públicos Estaduais e do Distrito Federal;
VI - dois representantes dos
Arquivos Públicos Municipais;
VII - um representante das instituições
mantenedoras de curso superior de Arquivologia;
VIII - um representante da Associação
dos Arquivistas Brasileiros;
IX - três representantes
de instituições não-governamentais, que congreguem
profissionais que atuem nas áreas de ensino, pesquisa, preservação
ou acesso a fontes documentais.
§ 1º Cada Conselheiro
terá um suplente.
§ 2º Os membros referidos
no inciso II e respectivos suplentes serão designados pelo Presidente
do Supremo Tribunal Federal.
§ 3º Os membros referidos
no inciso III e respectivos suplentes serão designados pelos Presidentes
da Câmara dos Deputados e do Senado Federal respectivamente.
§ 4º Os demais Conselheiros
e Suplentes serão designados pelo Presidente da República,
a partir de listas apresentadas pelo Ministro de Estado da Justiça,
mediante indicações dos dirigentes dos órgãos
e entidades representadas.
§ 5º O exercício
das atividades de Conselheiro é de natureza relevante e não
ensejará qualquer remuneração.
§ 6º O mandato dos
Conselheiros será de dois anos, permitida uma recondução.
§ 7º O Conselheiro
poderá licenciar-se, mediante requerimento ao Presidente do CONARQ,
por prazo não superior a noventa dias.
§ 8º Perderão
o mandato o membro do Conselho e o respectivo suplente que faltarem, independente
de justificativa, a três reuniões consecutivas ou intercaladas
no período de um ano.
CAPÍTULO
IV
DA ORGANIZAÇÃO E DO FUNCIONAMENTO
Art.
5º - O CONARQ tem a seguinte estrutura básica:
I - Plenário.
II - Câmaras Técnicas.
III - Comissões Especiais.
Art. 6º - O CONARQ terá
sede e foro onde for a sede do Arquivo Nacional.
Seção
I
Do Plenário
Art. 7º - O Plenário
é o órgão superior de deliberação do
CONARQ, constituído na forma do Art. 4º deste Regimento.
Art. 8º - Ao Plenário
compete:
I - aprovar o Regimento Interno
do CONARQ;
II - deliberar e definir a Política
Nacional de Arquivos Públicos e Privados;
III - baixar normas de sua competência,
necessárias à regulamentação e implementação
da Política Nacional de Arquivos e do SINAR;
IV - deliberar sobre os assuntos
encaminhados à apreciação do Conselho pelas Câmaras
Técnicas, Comissões Especiais, Conselheiros e representantes
da sociedade civil;
V - aprovar a criação
e a dissolução de Câmaras Técnicas e Comissões
Especiais, suas competências e prazos de duração;
VI - referendar a designação
de integrantes das Câmaras Técnicas e Comissões Especiais
procedida pelo Presidente do Conselho.
Seção
II
Das Câmaras Técnicas
Art.
9º - O CONARQ constituirá Câmaras Técnicas, de
caráter permanente, com a finalidade de elaborar estudos e normas
necessárias à implementação da política
nacional de arquivos públicos e privados e ao funcionamento do
SINAR.
§ 1° As Câmaras
Técnicas serão integradas por especialistas, Conselheiros
ou não, designados por Portaria do Presidente do Conselho, ad
referendum do Plenário, sendo o exercício das atividades
por eles desenvolvidas considerado relevante e não ensejará
qualquer remuneração.
§ 2° O Presidente da
Câmara Técnica poderá, eventualmente, recorrer a profissional,
qualificado para o trato de assuntos específicos, não tendo
o mesmo direito a voto.
§ 3° O Membro de Câmara
Técnica que faltar, independente de justificativa, a três
reuniões consecutivas ou intercaladas no período de um ano,
será desligado.
Art. 10 - As Câmaras Técnicas
são órgãos encarregados de examinar e relatar ao
Plenário assuntos de sua respectiva competência.
Art. 11 - As Câmaras Técnicas
serão presididas por um de seus membros.
Parágrafo único
- O Presidente da Câmara Técnica será eleito em reunião
ordinária da respectiva Câmara, por maioria simples dos votos
de seus integrantes.
Art. 12 - As decisões
das Câmaras Técnicas serão tomadas por votação
da maioria simples dos votos de seus membros.
Parágrafo único
- O Presidente da Câmara Técnica poderá relatar processos,
ou designar relator para os mesmos, participando da votação.
Art. 13 - Nas reuniões
das Câmaras Técnicas, o processo será apresentado
pelo relator com o respectivo parecer.
Art. 14 - Das reuniões
das Câmaras Técnicas serão lavradas atas, assinadas
pelo secretário e Presidente, após aprovação
de seus membros, e integrarão os arquivos do CONARQ.
Seção
III
Das Comissões Especiais
Art.
15 - O CONARQ constituirá Comissões Especiais, de caráter
temporário, para exame de assuntos específicos.
§ 1º Em caso de urgência,
o Presidente do Conselho poderá criar Comissões Especiais
ad referendum do Plenário do CONARQ.
§ 2º As Comissões
Especiais serão integradas por especialistas, Conselheiros ou não,
designados por Portaria do Presidente do Conselho, ad referendum
do Plenário, sendo o exercício das atividades por eles desenvolvidas
considerado relevante e não ensejará qualquer remuneração.
§ 3° O Presidente da
Comissão Especial poderá, eventualmente recorrer a profissional
qualificado para o trato de assuntos específicos, não tendo
o mesmo direito a voto.
§ 4° O Membro de Comissão
Especial que faltar, independente de justificativa, a três reuniões
consecutivas ou intercaladas, será desligado.
§ 5º As Comissões
serão presididas por um de seus membros, eleito por maioria simples
dos votos de seus membros.
Art. 16 - O Presidente da Comissão
Especial designará o relator da matéria submetida a exame
da Comissão, para elaboração do respectivo parecer
a ser apresentado ao Plenário.
Parágrafo Único
- O parecer da Comissão será aprovado por votação
da maioria simples dos votos de seus membros.
Art. 17 - Das reuniões
das Comissões Especiais serão lavradas atas, assinadas pelo
secretário e Presidente, após aprovação de
seus membros, e integrarão os arquivos do CONARQ.
CAPÍTULO
V
DAS ATRIBUIÇÕES
Seção I
Do Presidente
Art.
18 - Ao Presidente do CONARQ incumbe dirigir, coordenar e supervisionar
as atividades do Conselho e, especificamente:
I - representar o CONARQ nos
atos que se fizerem necessários;
II - convocar e presidir as
reuniões do Plenário;
III - receber os expedientes
dirigidos ao CONARQ, encaminhando ao Plenário aqueles pendentes
de deliberação;
IV - submeter à votação
as matérias a serem decididas pelo Plenário, intervindo
na ordem dos trabalhos ou suspendendo-os sempre que necessário;
V - designar, por Portaria,
os integrantes das Câmaras Técnicas e Comissões Especiais,
ad referendum do Plenário;
VI - indicar, dentre os membros
do Conselho, os relatores das matérias;
VII - indicar Conselheiros para
realização de estudos, levantamentos e emissão de
pareceres necessários à consecução das finalidades
do CONARQ;
VIII - decidir, por voto de
qualidade, matérias submetidas ao Plenário;
IX - assinar as atas das reuniões,
as resoluções do Conselho e os atos relativos ao seu cumprimento;
X - criar, em caso de urgência,
Comissões Especiais, ad referendum do Plenário;
XI - encaminhar ao Ministro
de Justiça exposição de motivos e informações
de matéria da competência do CONARQ;
XII - delegar competência;
XIII - decidir as questões
de ordem;
XIV - cumprir e fazer cumprir
as resoluções emanadas do CONARQ;
XV - expedir atos administrativos
e normativos internos;
XVI - conceder licença
a Conselheiros.
Seção
II
Dos Conselheiros
Art.
19 - Aos Conselheiros incumbe:
I - comparecer às reuniões;
II - apreciar e votar ata de
reunião;
III - debater e votar a matéria
em discussão;
IV requerer informações,
providências e esclarecimentos ao Presidente;
V - realizar estudos, apresentar
proposições, apreciar e relatar as matérias que lhes
forem atribuídas.
CAPÍTULO
VI
DAS REUNIÕES DO CONARQ
Art.
20 - O Plenário reunir-se-á, ordinariamente, no mínimo,
uma vez a cada quatro meses e, extraordinariamente, por convocação
de seu Presidente ou a requerimento de, no mínimo, dois terços
de seus membros.
§ 1º As reuniões
do Conselho poderão ser convocadas para local fora de sua sede,
sempre que razão superior indicar a conveniência de adoção
dessa medida.
§ 2º O Plenário
somente se reunirá para deliberação com o quorum
mínimo de dez Conselheiros.
Art. 21 - A pauta das reuniões
ordinárias será encaminhada aos Conselheiros com antecedência
de, no mínimo, 15 (quinze) dias, acompanhada da documentação
necessária a estudos para deliberação.
Art. 22 - Da pauta constará
necessariamente:
I - abertura da sessão.
Leitura e aprovação da ata da reunião anterior;
II - leitura do expediente e
das comunicações da ordem do dia;
III - deliberação
de matéria;
IV - votação de
matéria;
V - encerramento.
Art. 23 - As atas, redigidas
de forma sucinta, depois de aprovadas pelo Plenário e assinadas
pelo Presidente, integrarão os arquivos do CONARQ.
CAPÍTULO
VII
DISPOSIÇÕES GERAIS
Art.
24 - O presente Regimento Interno poderá ser alterado mediante
proposta dos Conselheiros e submetido à aprovação
do Plenário do CONARQ.
Art. 25 - Caberá ao Arquivo
Nacional dar apoio técnico e administrativo ao CONARQ.
Art. 26 - Os casos omissos e
as dúvidas surgidas na aplicação do presente Regimento
Interno serão dirimidas pelo Presidente.
ARQUIVO
NACIONAL
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
RESOLUÇÃO Nº 10, DE 6 DE DEZEMBRO
DE 1999
Dispõe sobre a adoção de símbolos ISO nas sinaléticas a serem utilizadas no processo de microfilmagem de documentos arquivísticos.
O
PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ, no uso de suas atribuições
previstas no item IX, do art.18, de seu Regimento Interno, de conformidade
com deliberação do Plenário, em sua 15ª reunião
ordinária realizada no dia 6 de dezembro de 1999 e,
Considerando os dispositivos
da Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968, regulamentada pelo Decreto
nº 1.799, de 30 de janeiro de 1996 e da Portaria MJ nº 58, de
20 de junho de 1996, que tratam da microfilmagem de documentos arquivísticos;
Considerando
os resultados da Comissão Especial criada pela Portaria CONARQ
nº 30, de 22 de fevereiro de 1999, com a finalidade de adequar os
símbolos de normas ISO de sinaléticas técnicas à
microfilmagem de documentos arquivísticos;
Considerando
a necessidade de que a microfilmagem dos documentos arquivísticos
seja realizada dentro dos padrões e normas internacionais, resolve:
Art.
1º Adotar, no processo de microfilmagem de documentos arquivísticos,
símbolos constantes da ISO 9878/1990, anexo 1, e o roteiro de sinaléticas,
anexo 2.
Art.
2º Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.
(Diário Oficial da União de 22 de dezembro de 1999. Seção I, pg. 202)
(SEGUE ANEXOS
1 E 2)
(Clique nas figuras para vê-las maior)
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ARQUIVO
NACIONAL
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
RESOLUÇÃO Nº 11, DE 7 DE DEZEMBRO DE 1999
Dispõe sobre os arquivos públicos que integram o acervo das agências reguladoras, das empresas em processo de desestatização, das empresas desestatizadas, das concessionárias, permissionárias e autorizatárias de serviços públicos, e das pessoas jurídicas de direito privado.
O PRESIDENTE DO
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ, no uso de suas atribuições
previstas no item IX, do art. 18, de seu Regimento Interno, aprovado pela
Resolução n° 9, de 1º de Julho de 1997,de conformidade
com deliberação do Plenário, em sua 16ª reunião
ordinária realizada em 7 de dezembro de 1999,
Considerando o
disposto na Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe
sobre a política nacional de arquivos públicos e privados
e dá outras providências;
Considerando a
necessidade de estabelecer instruções complementares para
a execução do Decreto n.º 2.942, de 18 de janeiro de
1999, em conformidade com seu art. 12, com relação aos arquivos
públicos das empresas em processo de desestatização,
das empresas desestatizadas e das concessionárias, permissionárias
e autorizatárias de serviços públicos, e das pessoas
jurídicas de direito privado; resolve:
Art. 1º -
Esta Resolução aplica-se às agências reguladoras,
empresas em processo de desestatização, empresas desestatizadas,
concessionárias, permissionárias e autorizatárias
de serviços públicos e outras pessoas jurídicas de
direito privado, detentoras de arquivos públicos.
Art. 2º -
Para os fins desta Resolução, considera-se:
I - Atividade ou
serviço público: universo de ações do Estado,
por ele diretamente empreendidas ou desempenhadas por particular, mediante
autorização, permissão, concessão ou delegação;
II - Concessão:
delegação pelo poder concedente, mediante licitação
na modalidade de concorrência, da prestação de serviços
públicos por pessoa jurídica ou consórcio de empresas,
que demonstre capacidade para desempenho por sua conta e risco, por prazo
determinado;
III - Permissão:
delegação pelo poder concedente, a título precário,
mediante licitação, da prestação de serviços
públicos por pessoa física ou jurídica, que demonstre
capacidade para desempenho por sua conta e risco;
IV - Autorização:
ato administrativo pelo qual o poder concedente autoriza a prestação
por particular, sob regime privado, de serviço de interesse coletivo,
em caráter precário;
V - Agência
reguladora: autarquia instituída por lei com o objetivo de, em
conformidade com as políticas e diretrizes do Governo Federal,
regular, outorgar e fiscalizar serviços públicos;
VI - Arquivo permanente:
conjunto de documentos públicos de valor permanente, que deve ser
preservado pelo seu valor histórico, probatório e informativo;
VII - Preservação
de arquivos: tratamento de acervos documentais que permita a prevenção
da deterioração física dos documentos, com vistas
à recuperação da informação;
VIII - Gestão
de documentos: conjunto de procedimentos e operações técnicas
referentes à produção, à tramitação,
à avaliação, ao uso e ao arquivamento de documentos;
Art. 3º- As
instituições referidas no art. 1º desta Resolução,
detentoras de arquivos públicos, devem garantir a sua preservação
e acesso, proceder à identificação, classificação
e avaliação do acervo, de conformidade com as normas emanadas
do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, e recolher os arquivos permanentes
à instituição arquivística pública
na sua específica esfera de competência.
Art. 4º -
Os editais, contratos de concessão, termos de autorização,
permissões e correspondentes, relativos às instituições
mencionadas no art. 1º desta Resolução, deverão
prever os seguintes itens:
I - os arquivos
permanentes serão recolhidos ao Arquivo Nacional ou à instituição
arquivística de âmbito estadual, do Distrito Federal ou municipal,
conforme dispõe o § 2º do art. 7º da Lei n.º
8.159/91;
II - os procedimentos
relativos ao recolhimento deverão obedecer ao disposto no Decreto
n.º 2.182, de 20 de março de 1997 e na Instrução
Normativa do Arquivo Nacional nº 1, de 18 de abril de 1997, ou à
legislação específica de âmbito estadual, do
Distrito Federal ou municipal;
III - Os arquivos
permanentes poderão ficar sob a guarda das instituições
mencionadas no art. 1º desta Resolução, enquanto necessários
ao desempenho de suas atividades, desde que garantido o atendimento às
seguintes condições:
a - preservação
e acesso aos documentos, conforme legislação e regulamentação
aplicável;
b - fornecimento
anual, às instituições arquivísticas públicas
e às agências reguladoras, das informações
cadastrais básicas, conforme modelo padrão anexo a esta
Resolução;
c - observância
às demais orientações emanadas das agências
reguladoras no que tange à gestão de arquivos públicos
pertinentes a sua atividade-fim.
Art. 5º -
O disposto nesta Resolução aplica-se, também, às
instituições mencionadas em seu art. 1º, cujos editais,
contratos de concessão, termos de autorização, permissões
e correspondentes, não incluíram item ou cláusula
específica sobre os documentos públicos de valor permanente,
inalienáveis e imprescritíveis, de acordo com o artigo 10
da Lei n° 8.159/99.
Art. 6º -
Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.
JAIME ANTUNES DA SILVA
(Publicado no Diário Oficial da União de 11 de janeiro de 2000. Seção I - pg.14
(Clique na figura para vê-la maior)
ARQUIVO
NACIONAL
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
RESOLUÇÃO Nº 12, DE 7 DE DEZEMBRO DE 1999
Dispõe sobre os procedimentos relativos à declaração de interesse público e social de arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas que contenham documentos relevantes para a história, a cultura e o desenvolvimento nacional.
O
PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ, no uso de suas atribuições
previstas no inciso IX do art. 18, de seu regimento interno, aprovado
pela Resolução nº 9, de 1º de julho de 1997, de
conformidade com a deliberação do Plenário, em sua
16ª reunião ordinária, realizada em 7 de dezembro de
1999.
Considerando a
necessidade de se estabelecer procedimentos para a emissão do ato
declaratório de interesse público e social de arquivos privados,
previsto no art. 12 da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, regulamentado
pelo Decreto nº 2.942, de 18 de janeiro de 1999;
Considerando a
função social dos arquivos traduzida na difusão de
informações para o pleno exercício da cidadania e
da pesquisa científica; e
Considerando que
a declaração de interesse público e social de arquivos
privados reflete a ação do Estado visando a sua preservação
pelo seu valor histórico, probatório e informativo,
RESOLVE,
Art. 1º -
A declaração de interesse público e social de arquivos
privados, de competência do CONARQ, nos termos do art. 2º,
inciso IX, do Decreto nº 1.173, de 29 de junho de 1994, será
objeto de processo administrativo.
Art. 2º -
O ato declaratório será antecedido de avaliação
elaborada pela Comissão Técnica referida no art. 6º,
§ 1º, do Decreto nº 2.942/99.
Parágrafo
único - A Comissão será constituída de acordo
com o artigo 3° desta Resolução, mediante portaria do
Presidente do CONARQ, no prazo de 30 (trinta) dias a contar da data da
publicação desta Resolução.
Art. 3º -
A Comissão Técnica de Avaliação será
permanente e composta de três membros, e seus respectivos suplentes,
indicados entre os servidores ocupantes de cargo efetivo do Arquivo Nacional,
da Biblioteca Nacional e do Instituto do Patrimônio Histórico
e Artístico Nacional.
Parágrafo
único - A Comissão será sediada na cidade do Rio
de Janeiro.
Art. 4º -
Toda pessoa física ou jurídica, ou órgão da
administração pública direta da União, dos
Estados, do Distrito Federal ou dos Municípios, poderá solicitar
a instauração do processo de declaração de
interesse público e social de que trata esta Resolução.
Art. 5º -
A solicitação deverá ser dirigida ao Presidente do
CONARQ e endereçada a esse Conselho, que funciona na sede do Arquivo
Nacional.
Art. 6º -
A solicitação deverá conter os seguintes dados, sob
pena de ser recusado o seu recebimento:
I - identificação
e qualificação do solicitante ou de quem o represente;
II - domicílio
ou sede do solicitante e local para recebimento de comunicações;
III - justificativa
da solicitação;
IV - identificação
e qualificação do proprietário ou do detentor do
arquivo;
V - localização
do arquivo.
Art. 7º -
Todas as solicitações serão autuadas na respectiva
unidade protocolizadora do CONARQ e encaminhadas, pelo seu Presidente,
à Comissão Técnica de Avaliação.
Art. 8°- A
Comissão promoverá a instrução do processo
com base na análise da justificativa da solicitação,
da eventual documentação anexada àquela, bem como
do acervo em questão, devendo fazer constar da instrução,
pelo menos, as seguintes informações:
I - mensuração
aproximada, traduzida em unidades, metros lineares e/ou metros cúbicos;
II - estado de
conservação dos documentos, incluindo o tipo de acondicionamento
e armazenamento;
III - resumo do
conteúdo e histórico do acervo.
Art. 9º -
A Comissão poderá requerer do solicitante informações
complementares às mencionadas no art. 6° desta Resolução.
Art. 10 - Sempre
que a Comissão considerar necessário será solicitado
parecer de especialistas em matéria específica.
Art. 11 - Se o
arquivo, objeto do processo de declaração, estiver localizado
fora da sede da Comissão, esta poderá requerer, na impossibilidade
de deslocamento de seus membros, a colaboração de instituições
arquivísticas públicas estaduais, do Distrito Federal ou
municipais, para instrução do processo.
Art.12- Se o proprietário
ou o detentor do arquivo dificultar ou impedir, comprovadamente, o acesso
da Comissão ou de quaisquer de seus membros ao arquivo, ressalvado
o direito à intimidade e à vida privada, este fato será
comunicado ao Presidente do CONARQ para que sejam recomendadas as medidas
administrativas ou judiciais cabíveis.
Art. 13- A Comissão
emitirá, no prazo de 90 (noventa) dias, a contar do recebimento
do processo, parecer conclusivo pela declaração ou não
do interesse público e social do arquivo.
Parágrafo
único - Desde que devidamente justificado, o prazo estabelecido
neste artigo poderá ser prorrogado por igual período, a
critério do Presidente do CONARQ
Art. 14- Concluído
o trabalho da Comissão, o processo será encaminhado ao Presidente
do CONARQ, que adotará as seguintes providências:
I - determinará
o arquivamento do processo, no caso de parecer desfavorável à
declaração, dando ciência ao proprietário do
arquivo e ao solicitante;
II - submeterá
ao Plenário do CONARQ, para a apreciação do processo,
no caso de parecer favorável .
Art. 15 - Aprovado
o parecer pelo Plenário do CONARQ, este emitirá o ato declaratório,
que será homologado por seu Presidente.
§ 1°-
A não aprovação pelo Plenário implicará
o arquivamento do processo, dando-se ciência ao proprietário
do arquivo e ao solicitante.
§ 2°-
A cópia da ata da reunião plenária integrará
o processo.
Art. 16- Após
a decisão homologatória, o CONARQ providenciará notificação
cabível ao proprietário, bem como o informará das
implicações decorrentes do ato declaratório.
Art. 17 - O proprietário
poderá impugnar o ato, no prazo de 30 (trinta) dias contados da
data do recebimento da notificação, mediante recurso dirigido
ao ministro de Estado da Justiça, por intermédio do Presidente
do CONARQ.
Parágrafo
único - O recurso será previamente apreciado pela Comissão
de Avaliação Técnica, para análise das questões
relativas ao mérito, e pela Consultoria Jurídica do Ministério
da Justiça, para opinar sobre os aspectos legais eventualmente
suscitados.
Art. 18 - Indeferido
o recurso, pelo ministro de Estado da Justiça, o processo retornará
ao CONARQ, que providenciará, em livro próprio, o registro
do ato declaratório, bem como dará ciência ao proprietário
do arquivo e ao solicitante, e o fará publicar na Imprensa Oficial.
Art. 19 - Deferido
o recurso, o Presidente do CONARQ determinará o arquivamento do
processo, expedindo comunicação ao Plenário do CONARQ,
ao proprietário do arquivo e ao solicitante.
Art. 20 - Na ausência
de recurso, o CONARQ providenciará, em livro próprio, o
registro do ato declaratório.
Art. 21- O Presidente
do CONARQ poderá delegar, no todo ou em parte, as atribuições
a ele conferidas na presente Resolução, desde que não
sejam conflitantes com a sua competência privativa, determinada
pelo art. 6 ° do Decreto nº 2.942/99, e pela Resolução
nº 9/97 do CONARQ.
Art. 22 - Esta
Resolução entra em vigor na data de sua publicação.
JAIME ANTUNES DA SILVA
[Diário Oficial da União de 31 de janeiro de 2000 - Seção I, pg. 6
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